Retningslinjer for personvern

Disse retningslinjene for personvern inneholder informasjon om behandling av personopplysninger av AUDI AG, Auto-Union-Straße 1, 85057 Ingolstadt, Deutschland/Tyskland («vi» eller «Audi») i forbindelse med din yrkesstilling som ansatt hos en av Audis salgspartnere.

Du finner generell informasjon om Audis behandling av personopplysninger på nettstedet https://www.audi.de/de/brand/de.html#layer=/de/brand/de/tools/navigation/layer/rechtliches.html&data-innerlayer=true.

Med personopplysninger menes informasjon som er knyttet til en identifisert eller identifiserbar fysisk person («registrert»). En identifiserbar fysisk person er en person som kan identifiseres, direkte eller indirekte, særlig ved henvisning til en identifikator, for eksempel navn, identifikasjonsnummer, stedsdata, nettidentifikator eller én eller flere faktorer som er spesifikk(e) for den fysiske personens fysiske, fysiologiske, genetiske, mentale, økonomiske, kulturelle eller sosiale identitet.

Med behandling menes en operasjon eller et sett med operasjoner som utføres på personopplysninger eller sett med personopplysninger, eventuelt via automatiserte metoder, for eksempel innsamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, tilpasning eller endring, innhenting, konferering, bruk, videreformidling ved sending, spredning eller annen form for tilgjengeliggjøring, gruppering eller sammenslåing, begrensning, sletting eller tilintetgjørelse.

Behandlingsansvarlig for behandlingen av personopplysninger er:
AUDI AG, Auto-Union-Straße 1, 85057 Ingolstadt, Tyskland.

Du kan utøve personvernrettighetene dine ved å bruke kontaktalternativene på:
https://gdpr.audi.com/. Der finner du mer informasjon om hvordan du kan utøve personvernrettighetene dine. Du kan også sende en forespørsel i posten:

AUDI AG, DSGVO-Betroffenenrechte, 85045 Ingolstadt, Tyskland.

I personvernsaker kan du også spørre selskapets personvernombud på ditt eget språk:
AUDI AG, Data Protection Officer, 85045 Ingolstadt, Tyskland

E-post: datenschutz@audi.de

Alle rettigheter i forbindelse med personopplysninger og behandling som er beskrevet nedenfor, kan være underlagt begrensninger i gjeldende EU-lover og/eller nasjonale lover. Du kan, som registrert, ha følgende personvernrettigheter, avhengig av rettsområde:

1. Rett til informasjon

Du har rett til informasjon om vår innsamling og bruk av personopplysninger på en lett tilgjengelig måte og på et enkelt og tydelig språk. Vi implementerer din rett til informasjon, også gjennom disse retningslinjene, og innholdet kan fra tid til annen oppdateres.

2. Innsyn

Du har rett til informasjon om hvorvidt personopplysningene dine behandles, og – hvis aktuelt – informasjon om personopplysningene som lagres hos Audi og informasjon om selve behandlingen (dvs. formålene med behandling, planlagt lagringsperiode for opplysningene, mottakere eller mottakerkategorier som personopplysningene videreformidles til, Audis overføring av opplysninger osv.), og til en kopi av dine lagrede personopplysninger.

3. Retting

Du har rett til – uten ugrunnet opphold – å få rettet feilaktige personopplysninger samt få fullført ufullstendige personopplysninger som er lagret hos Audi.

4. Sletting

Du har rett til å få slettet personopplysninger som er lagret hos Audi, uten ugrunnet opphold, såfremt de rettslige kravene er oppfylt.
Dette kan være særlig aktuelt hvis:

- personopplysningene ikke lenger trengs til formålene de ble innsamlet for
- det eneste rettslige grunnlaget for behandlingen var ditt samtykke, som du nå har trukket tilbake
- du har protestert mot behandlingen basert på berettigede grunner tilknyttet din bestemte situasjon, og vi ikke kan bevise at det foreligger mer tungtveiende berettigede grunner til behandling
- personopplysningene er ulovlig behandlet, eller
- personopplysningene må slettes for å oppfylle en rettslig plikt.

Hvis vi har delt personopplysninger med tredjeparter, skal vi informere dem om slettingen i den grad loven krever det.

Vær oppmerksom på at retten til sletting er underlagt restriksjoner. Vi har for eksempel verken plikt eller tillatelse til å slette opplysninger som vi er pålagt å oppbevare som følge av rettslige oppbevaringsperioder. Opplysninger som vi trenger til å etablere, utøve eller forsvare rettslige krav er også unntatt fra retten til sletting.

5. Begrensning av behandling

Du har, under visse omstendigheter, rett til å få begrenset behandlingen (dvs. at lagrede personopplysninger merkes for å begrense fremtidig behandling). Kravene er:

- Personopplysningenes riktighet bestrides, og Audi må bekrefte at personopplysningene er riktige.
- Behandlingen er ulovlig, men du motsetter deg at personopplysningene slettes og krever i stedet at bruken av personopplysningene begrenses.
- Audi trenger ikke lenger å behandle personopplysningene, men du trenger opplysningene for å etablere, utøve eller forsvare rettslige krav, eller
- Du har protestert mot behandlingen og avventer en bekreftelse på om Audis grunner er mer tungtveiende enn dine.

Hvis behandlingen skal begrenses, merkes opplysningene tilsvarende og vil — med unntak av oppbevaring — bare behandles med ditt samtykke eller for å etablere, utøve eller forsvare rettslige krav, beskytte rettighetene til en annen fysisk eller juridisk person eller av andre viktige offentlige hensyn i Den europeiske union eller en medlemsstat.

Vær oppmerksom på at begrensning av behandlingen av personopplysninger også kan brukes som et alternativ til sletting av personopplysninger, der det tillates i gjeldende lov.

6. Dataportabilitet

Du har — i den grad vi behandler personopplysninger vi får oppgitt på grunnlag av samtykke eller kontrakt med deg automatisk — rett til å motta opplysningene i et strukturert, vanlig brukt og maskinleselig format og til å overføre opplysningene til en annen behandlingsansvarlig uten at Audi hindrer det. Du har også rett til å få personopplysninger overført direkte fra Audi til en annen behandlingsansvarlig, såfremt det er teknisk gjennomførbart og ikke påvirker andres rettigheter og frihet negativt.

7. Protest

Hvis vi behandler personopplysningene dine på grunnlag av berettigede interesser eller av hensyn til offentligheten, har du rett til å protestere mot behandlingen av personopplysninger grunnet din bestemte situasjon. Du har også en ubegrenset rett til å protestere hvis vi behandlinger opplysninger til formål som gjelder direkte markedsføring. Se egen merknad i delen «Informasjon om retten til å protestere».

I visse tilfeller gir vi deg også, i forlengelsen av innstillingene for personvern, en ytterligere ubegrenset rett til å protestere innenfor omfanget av berettigede interesser. Du blir informert om dette i forbindelse med den aktuelle funksjonen eller tjenesten.

8. Trekke tilbake samtykke

Hvis du har gitt samtykke til behandling av personopplysninger, kan du når som helst trekke det tilbake. Vær oppmerksom på at en tilbaketrekning bare gjelder for fremtiden. Behandling som har funnet sted før tilbaketrekningen, påvirkes ikke.

9. Klage

Du har også rett til å sende en klage til tilsynsmyndigheten for personvern hvis du mener at behandlingen av personopplysningene dine er ulovlig. Retten til å sende en klage påvirker ikke andre administrative eller juridiske rettsmidler. Adressen til tilsynsmyndigheten for personvern som har ansvar for Audi, er:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht
Promenade 18
91522 Ansbach
Deutschland/Tyskland

Kontaktinformasjonen til tilsynsmyndigheten ovenfor påvirker ikke din rett i gjeldende lovs vilkår og prosedyrer til å sende en klage til tilsynsmyndigheten i medlemsstaten der du har fast bopel eller arbeider eller der den påståtte krenkelsen fant sted.

Vi behandler personopplysninger i samsvar med bestemmelsene i personvernforordningen («GDPR»), den tyske føderale personvernloven (Bundesdatenschutzgesetz, «BDSG») og andre lokale lover til ulike formål. Hvilke spesifikke opplysninger som behandles, og formålene med behandling av opplysninger, i forbindelse med din yrkesstilling hos ansatt hos en av Audis salgspartnere, avhenger inter alia av arbeidsområdet ditt. Vi kan i utgangspunktet behandle personopplysninger til følgende formål på følgende rettslige grunnlag:

I den utstrekning opplysningene behandles til andre formål eller på annet rettslig grunnlag, skal dette oppgis separat i del C.I sammen med det aktuelle rettslige grunnlaget.

Entiteter innenfor Audi mottar de opplysningene de trenger for å oppfylle kontrakt- og lovfestede krav og beskytte våre berettigede interesser. Tjenesteleverandører (såkalte databehandlere) som vi benytter og engasjerer, kan også få tilsendt opplysninger til disse formålene. Personopplysninger videreformidles i utgangspunktet bare til tredjeparter hvis det er nødvendig for å oppfylle kontrakten, hvis vi eller tredjeparten har berettiget interesse av videreformidlingen eller hvis du har gitt samtykke. Opplysninger kan også videreformidles til tredjeparter (herunder myndigheter som jobber med etterforskning eller sikkerhet) i den grad loven eller rettskraftige kjennelser fra myndigheter eller domstoler krever det. Følgende deler, B.VI.1, B.VI.2, C.III.1 og C.III.2, inneholder nærmere informasjon om databehandlerne vi bruker og andre mottakere av personopplysninger. Behandling av personopplysninger hos Audi er en stor og kompleks oppgave. Det er derfor ikke mulig å føre opp alle mottakere av personopplysninger individuelt i disse retningslinjene for personvern, og i utgangspunktet spesifiseres bare kategorier av mottakere.

1. Databehandlere

Tjenesteleverandører som brukes av, og opptrer på vegne av, Audi (såkalte databehandlere), får muligens tilsendt opplysninger til formålene som er nevnt ovenfor. Vi benytter databehandlere i følgende kategorier til levering av spesifikke tjenester, og disse hjelper oss med å gjennomføre forretningsprosesser. Dette omfatter nærmere bestemt foretak i følgende kategorier:

- leverandører av sporingstjenester
- foretak innenfor nettutvikling
- leverandører av vertstjenester

2. Tredjeparter

Tredjeparter kan få tilsendt opplysninger til formålene som er angitt i del B.V.
Hvis vi videreformidler opplysninger til flere databehandlere eller tredjeparter som et ledd i levering av individuelle tjenester, skal du informeres som angitt i del C.III.1 og C.III.2.

3. Overføres opplysninger til en tredjestat?

Opplysninger kan overføres til tredjestater (dvs. land som verken er medlem av Den europeiske union eller Det europeiske økonomiske samarbeidsområde) i den utstrekning det er nødvendig for å levere tjenester til deg, det kreves i lov eller du har gitt samtykke. Under de samme omstendighetene kan personopplysninger videreformidles til databehandlere i tredjestater.

Vær oppmerksom på at ikke alle tredjestater har et personvernnivå som anses som tilstrekkelig av Europakommisjonen. Ved overføring av opplysninger til tredjestater uten et tilstrekkelig personvernnivå, skal vi, før overføring, sikre at mottakeren har et tilstrekkelig personvernnivå (f.eks. beslutning om tilstrekkelig beskyttelsesnivå fra EU-kommisjonen eller avtale med mottakeren om Den europeiske unions standard kontraktklausuler) eller innhente uttrykkelig samtykke fra deg.

Du kan skaffe en kopi av de spesifikke gjeldende eller avtalte reglene fra oss for å sikre et tilstrekkelig personvernnivå. Bruk informasjonen i delen Ta kontakt til dette formålet.

Denne delen eller del C.III.3 inneholder nærmere informasjon om overføring av opplysninger til tredjestater der det er relevant.

Opplysningene lagres så lenge det er nødvendig for å levere tjenester til deg, eller så lenge vi har berettiget interesse av videre lagring, særlig når det gjelder feilsøking.

Vi er i tillegg pålagt ulike oppbevarings- og dokumentasjonskrav, inter alia i den tyske handelsloven (Handelsgesetzbuch, «HGB») og den tyske skatteloven (Abgabenordnung, «AO»). Tidsperiodene som er spesifisert her for oppbevaring og dokumentasjon, varer i opptil ti år. Lagringsperioden vurderes også opp mot de lovbestemte begrensningsperiodene, som kan vare i opptil tretti år, for eksempel i tråd med del 195 et seqq. i den tyske sivilrettsloven (Bürgerliches Gesetzbuch, «BGB»), der den ordinære begrensningsperioden er på tre år.

Det kan også, under visse omstendigheter, være nødvendig å oppbevare opplysningene lenger, for eksempel hvis det gis pålegg om databevaring (dvs. forbud mot sletting av opplysninger mens den rettslige behandlingen varer) i forbindelse med administrativ eller rettslig behandling.

Vi kan også pålegges oppbevarings- og dokumentasjonskrav i samsvar med lokal lovgivning i ditt land.

I den grad det er mulig å gi, finner du nærmere informasjon om oppbevaringsplikt i del C.IV hva angår individuelle tjenester.

Vi behandler personopplysninger som på lovlig måte innhentes fra deg eller registreres om deg, innenfor omfanget av vår forretningsrelasjon til en av Audis salgspartnere (Audi-partner, servicepartner for Audi, Audi-importør eller større forhandler) der du er ansatt, og innenfor omfanget av din samhandling med oss. Dette omfatter spesielt bruk av IT-systemer (herunder nettsteder, plattformer, forhandlersystemer) og kommunikasjonsverktøy, kontakt med Audis ansatte eller kundeservice, informasjon som innhentes fra dine overordnede og kolleger, registrering for å motta nyhetsbrev, deltakelse på Audis opplærings- og etterutdanningskurs, deltakelse på møter og arrangementer for salgspartnere, deltakelse i loddtrekninger og konkurranser eller mottakelse av ytelser som ikke er kontanter.

Relevante personopplysninger omfatter følgende:

- Kontakt- og organisasjonsopplysninger (jobb) (f.eks. etternavn, fornavn, stilling, utdanning, kjønn, adresse, fødselsdato og -sted, statsborgerskap, bosted og arbeidstillatelser, bedrift, avdeling, aktivitet, e-postadresse, adresse, telefonnumre).

- Opplysninger om personlige/yrkesmessige omstendigheter og egenskaper (f.eks. yrkesklassifikasjon, plikter, aktiviteter, kvalifikasjoner, opplysninger om opplæring og etterutdanning, personvernrelaterte erklæringer som samtykker til behandling av personopplysninger, språkferdigheter).

- Særskilt kategori: fotografier (f.eks. portrettbilde som etter særskilt samtykke behandles eller publiseres for interne formål, som interne plattformer for sosiale medier).

- Opplysninger om IT-bruk (f.eks. bruker-ID, roller og autorisasjoner, (system)tillatelser, påloggingstider, datamaskinens navn, IP-adresse, brukerspesifikke innstillinger, dokumentasjon på endringer osv.).

- Opplysninger fra lovlige overvåkingssystemer (f.eks. opplysninger fra IT-sikkerhetsprogrammer (herunder loggfiler med IP-adresser, MAC-adresser, registreringslogger).

- Kvalifikasjonsopplysninger (f.eks. bakgrunnskvalifikasjoner, utdanningsplaner, utdanningsavtaler, vurderingssenter, potensielle intervjuer).

- Vi kan i tillegg behandle personopplysninger som du oppgir til oss innenfor omfanget av forretningsrelasjonen vår, f.eks. bruk av portaler eller innenfor omfanget av din kontakt med våre ansatte.


Vi behandler alltid personopplysninger til et spesifikt formål og bare i den utstrekning det er nødvendig for å oppfylle dette formålet.

Behandlingen kan skje på grunnlag av følgende rettslige prinsipper:

- Behandlingen er nødvendig for å gjennomføre en kontrakt der du er kontraktpart, eller for å oppfylle en forespørsel fra deg før du inngår en kontrakt (art. 6 par. 1, underpar. 1 bokstav b) i personvernforordningen (GDPR)).

- Behandlingen er nødvendig for å oppfylle en rettslig plikt i EU-/EØS-lovgivningen eller lovgivningen i en EU-/EØS-medlemsstat som Audi er underlagt (art. 6 par. 1, underpar. 1 bokstav c) i GDPR).

- Behandlingen er nødvendig for å beskytte dine eller en annen fysisk persons vitale interesser (art. 6, par. 1, underpar. 1 bokstav d) i GDPR).

- Behandlingen er nødvendig for å gjennomføre en oppgave av offentlig interesse eller utøve en offisiell myndighet som er gitt Audi (art. 6 par. 1, underpar. 1 bokstav e) i GDPR).

- Behandlingen er nødvendig av hensyn til Audis eller en tredjeparts berettigede interesser, unntatt hvis dine interesser eller grunnleggende rettigheter og friheter som krever at personopplysninger beskyttes, veier tyngre enn disse interessene, særlig hvis den registrerte er et barn (art. 6 par. 1, underpar. 1 bokstav f) i GDPR).

Vi behandler personopplysninger som skaffes gjennom bruk av IT-systemer, deltakelse på arrangementer eller kvalifiseringstiltak samt konkurranser og loddtrekninger, for å forberede inngåelsen av en kontrakt og gjennomføre den aktuelle kontrakten på grunnlag av art. 6 par. 1 underpar. 1 bokstav b) i personvernforordningen (GDPR), i den grad du er kontraktpart. I den utstrekning registrering, pålogging eller bruk skjer gjennom salgspartneren du er ansatt hos, behandles opplysningene på grunnlag av berettigede interesser, jfr. art. 6 par. 1 underpar. 1 bokstav f) i GDPR. I dette tilfellet er Audis berettigede interesse gjennomføringen av kontrakten med den aktuelle salgspartneren for Audi.

Personopplysninger behandles, når det gjelder forklaringene ovenfor, på grunnlag av følgende rettslige prinsipper for følgende formål, særlig:

Du har, innenfor omfanget av forretningsrelasjonen, bare plikt til å oppgi personopplysninger som trengs for å gjennomføre relasjonen, eller som vi har en rettslig plikt til å samle inn. I den grad du må oppgi personopplysninger på grunnlag av lov eller kontrakt, blir du underrettet om dette når vi samler inn opplysningene, med henvisning til den aktuelle plikten. Hvis du ikke oppgir de aktuelle opplysningene, kan det hende at visse tjenester ikke kan leveres. Hvis du for eksempel ikke oppgir kontaktinformasjon, kan vi ikke ta kontakt med deg angående visse saker.

Behandling av personopplysninger hos Audi er en stor og kompleks oppgave. Det er derfor ikke mulig å føre opp alle mottakere av personopplysninger individuelt i denne informasjonen om personvern, og av den grunn spesifiseres i utgangspunktet bare kategorier av mottakere. Innenfor Audi sendes opplysningene til avdelingene som trenger dem innenfor omfanget av sine aktiviteter (f.eks. salgsavdelingen i Tyskland, IT).

1. Databehandlere

Tjenesteleverandører som engasjeres på grunnlag av en kontrakt (såkalte databehandlere på kontrakt), kan også få tilsendt opplysninger til disse formålene. Disse omfatter blant annet:

- selskaper i VW-gruppen som leverer tjenester (f.eks. IT-tjenester) til Audi (f.eks. VW AG)
- leverandører av trykksaker
- medieleverandører
- leverandører av arkiveringstjenester
- leverandører av vertstjenester
- leverandører av IT-tjenester

2. Tredjeparter

I tillegg overføres personopplysninger til følgende mottakere, eller kategorier av mottakere, som opptrer som behandlingsansvarlige:

- kunder, tjenesteleverandører og leverandører til Audi som du samhandler med innenfor omfanget av dine yrkesaktiviteter eller innenfor omfanget av forretningsrelasjonen vår
- Audis eksterne konsulenter (f.eks. advokater, skatterådgivere, revisorer)
- forsikringsselskaper
- offentlige tjenestepersoner innenfor omfanget av deres kompetanse (f.eks. skatteetat, politi, påtalemyndighet, trygdeetat)
- domstoler
- andre tredjeparter i den grad de ber oss videresende opplysningene dine eller overdra samtykket ditt

3. Overføres opplysningene mine til tredjestater?

Vi overfører i utgangspunktet ikke opplysninger til tredjestater (land som verken er medlem i Den europeiske union eller Det europeiske økonomiske samarbeidsområde) eller internasjonale organisasjoner.

Det finnes unntak hvis du er ansatt hos en salgspartner som er basert i en tredjestat, eller et arrangement finner sted i en tredjestat. Enkelte av våre tjenesteleverandører kan dessuten befinne seg i tredjestater. Personopplysninger kan også i enkelte tilfeller overføres til offentlige tjenestepersoner og domstoler i tredjestater.

Vær oppmerksom på at ikke alle tredjestater har et personvernnivå som anses som tilstrekkelig av Europakommisjonen. Ved overføring av opplysninger til tredjestater uten et tilstrekkelig personvernnivå, skal vi, før overføring, sikre at mottakeren har et tilstrekkelig personvernnivå (f.eks. beslutning om tilstrekkelig personvernnivå fra EU-kommisjonen eller avtale med mottakeren om Den europeiske unions standard kontraktklausuler eller innhente uttrykkelig samtykke fra deg (i fravær av en annen god beskyttelsesmekanisme i samsvar med GDPR). Du kan skaffe en kopi av disse tiltakene. Bruk kontaktinformasjonen ovenfor.

Vi behandler og oppbevarer, i den utstrekning det er nødvendig, personopplysninger så lenge ansettelsesforholdet hos den aktuelle salgspartneren varer, eller så lenge du samhandler med oss, jfr. gjeldende lov.

Vi er i tillegg pålagt ulike oppbevarings- og dokumentasjonskrav, inter alia i den tyske handelsloven (Handelsgesetzbuch, «HGB») og den tyske skatteloven (Abgabenordnung, «AO»). Tidsperiodene som er spesifisert her for oppbevaring og dokumentasjon, varer i opptil ti år. Lagringsperioden vurderes også opp mot de lovbestemte begrensningsperiodene, som kan vare i opptil tretti år, for eksempel i tråd med del 195 et seqq. i den tyske sivilrettsloven (Bürgerliches Gesetzbuch, «BGB»), der den ordinære begrensningsperioden er på tre år.

Det kan også, under visse omstendigheter, være nødvendig å oppbevare opplysningene lenger, for eksempel hvis det gis pålegg om databevaring (dvs. forbud mot sletting av opplysninger mens den rettslige behandlingen varer) i tilknytning til administrativ eller rettslig behandling.

Vi kan også pålegges oppbevarings- og dokumentasjonskrav i samsvar med lokal lovgivning i ditt land.